Noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Tämä on Liiketalouden Liitto LTA ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, GDPR) mukainen tietosuojaseloste.
Seloste on laadittu 7.5.2018. Viimeisin muutos on tehty 24.1.2019.
Rekisterinpitäjä
Liiketalouden Liitto LTA ry
Kuortaneenkatu 13, 2 krs.
00520 HELSINKI
Y-tunnus 0201714-8
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava
Jari-Pekka Honkala
Puh:09 - 2294 7171
jari-pekka.honkala@liiketaloudenliitto.fi
Rekisterin nimi ja sisältö
Liiketalouden Liitto LTA ry:n Jäsenrekisteri. Sisältää työttömyyskassan ja jäsenrekisterin hoitoa ja laskutusta varten tarvittavat tiedot.
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeusperusteita henkilötietojen käsittelylle toimistollamme ovat seuraavat:
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen),
– sopimus, jossa rekisteröity on liiton jäsen sekä vaihtoehtoisesti myös JATTK-työttömyyskassan jäsen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toimeksiannon hoitaminen jäsenen kanssa sovitulla tavalla sekä tässä tarkoituksessa yhteydenpito jäseniin. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaalta saatu yksilöity suostumus, joka ilmenee jäsen-hakemuksesta. JATTK-työttömyyskassan jäseneksi pyrkivien kassaa koskevat tiedot poistettaan, mikäli jäsentä ei hyväksytä kassan jäseneksi. Henkilötietoja kerätään sekä suoraan rekisteröidyltä itseltään että hänen valtakirjassa antamallaan valtuutuksella muilta tahoilta. Tietoja hankitaan vain kulloisenkin tapauksen hoitamisen vaatimassa laajuudessa ja sen edellyttämiä tarkoituksia varten.
Tietojen säilytysaika
Eri tietojen suhteen noudatetaan eri säilytysaikaa sen mukaan, mikä henkilötiedon käsittelyn kulloinenkin oikeusperuste on.
Jos jäsenen kanssa on sovittu, että hänen työoikeudellisen asiansa hoitamista mahdollisesti jatketaan, niin asianhoito yhteistyökumppanin kanssa päättyy vasta sitten, kun on sovittu tai muuten käynyt ilmeiseksi, ettei asian hoitoa miltään osin enää jatketa. Seuraavissa tapauksissa säilytämme asiakirjoja enintään 10 vuotta.
Laskutusta varten asiakkaiden nimi- ja osoitetietoja voidaan säilyttää enintään 10 vuotta. Tällöin oikeusperuste liittyy sopimukseen, jossa rekisteröity on osapuolena, tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun asiakassuhteen perusteella. Samassa tarkoituksessa voidaan säilyttää toimistomme laatimia kirjelmiä enintään 10 vuoden ajan.
Toimeksiantojen lopputulemana saatavat ratkaisut voidaan arkistoida paperiversioina, mikäli asiakkaalta on saatu siihen erillinen suostumus. Ratkaisuista poistetaan muiden henkilöiden tiedot. Ratkaisuja voidaan säilyttää enintään 10 vuotta.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat mm. henkilön nimi ja henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), työttömyyskassan jäsenyys, yhdistyksen jäsenyys, koulutustiedot, työnantajatiedot, laskutustiedot,
Tietovarannot – missä tietoja säilytetään
Toimistollamme on henkilötietoja seuraavissa paikoissa:
– työntekijöiden käytössä olevilla tietokoneilla
– asiakkaiden fyysisissä paperikansioissa
– asiakkaiden nimi- ja osoitetiedot laskutusta varten omalla serverillä Liiton toimiston tiloissa sekä varmuuskopio rekisterissä
Koodata Oy:n palvelimella.
– Microsoft- ja Zoner oy:n sekä Mailchimp-palvelun tarjoamissa palveluissa sähköpostikansioissa
– asioiden ratkaisut paperisina arkistossa lukitussa toimistossa
– työntekijöiden henkilökohtaisissa, toimistolla sijaitsevissa paperisissa työkalentereissa määräaikojen noudattamista varten
– työpuhelimissa esimerkiksi asiakkailta saatujen tekstiviestien muodossa
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Asiakkaan valtakirjalla osoittamalla suostumuksella tietoja hankitaan edellä eritellysti muilta tahoilta kuin asiakkaalta itseltään.
Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Emme luovuta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja ainoastaan niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien työntekijöiden kanssa on tehty salassapitosopimukset.
Viestinnässä käytetään arkaluonteisista tiedoista viestittäessä sekä kirjeitä että työttömyyskassa-asioissa JATTK-työttömyyskassan käyttämää suojattua sähköpostipalvelua.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Rekisteröidyllä on oikeus myös saada tietonsa siirretyksi asetuksessa tarkoitetulla tavalla.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröidyn pyynnön perusteella toimitetut tiedot ja rekisterinpitäjän toimet rekisterinpitäjän oikeuksien toteuttamiseksi ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.